運転日報の書き方
2025年4月の法改正で、軽貨物（黒ナンバー）の個人事業主にも、業務記録の作成と1年間の保存が義務づけられました。この業務記録が、いわゆる運転日報です。
とはいえ、様式が1つに決められているわけではありません。決まっているのは「何を書き残すか」のほうです。ここでは書くべき項目を整理したうえで、実際に出力した日報のPDFをお見せします。
このページの要点
- 運転日報（業務の記録）は、軽貨物（四輪以上の軽自動車で運ぶ事業者）を含む貨物自動車運送事業者が、業務をした運転者ごとに記録させ、1年間保存します（貨物自動車運送事業輸送安全規則 第8条）。
- 様式は自由です。書くのは、運転者と車両・業務の開始と終了の地点と日時・走った距離・主な経過地点・荷主の都合による待機と荷役作業・事故などの異常です。
- 紙やエクセルで付ける方へ、1日1枚のひな形（エクセル・PDF）と記入例を無料で置いています。アプリで出力した見本は記入例のページにまとめました。
運転日報に書くこと
書き残す内容は、大きく4つに分かれます。
| 区分 | 記載する内容 |
|---|---|
| 業務の基本 | 業務日／ドライバー名／使用した車両（車両名・ナンバー・車種） |
| 業務の始めと終わり | 始業・終業の時刻／始業・終業のメーター（km）／走行距離／休憩時間 |
| 酒気帯びの確認 | 始業・終業のアルコール測定値（mg/L）／使用した検知器の機種 |
| 業務の中身 | 主な経過地点（集荷・納品・休憩・待機）／30分以上の待機／荷役作業の発生／車両点検 |
とくに落としやすいのが最後の区分です。主な経過地点は、どこへ行って何をしたかを時系列で残すもので、そのうち30分以上の待機と荷役作業は区別して書く必要があります。荷主都合で長く待たされた日ほど、あとから思い出して書くのが難しくなります。
アルコールの測定値は、0.00 であっても「測って記録した」こと自体に意味があります。空欄のままだと、測らなかったのか、測って0だったのかが区別できません。
欄ごとの書き方
下のひな形の記入例（軽バンで配達する個人の運転者・架空の1日）に沿って、欄ごとに書き方をまとめます。
- 日付・運転者・車両番号 — 1日1枚に1人の運転者の業務を書きます。車両番号はナンバープレートのとおりに書きます。
- 業務の開始と終了 — 地点（車庫など）と日時を書きます。日付まで書いておくと、日をまたいだ業務でも読み違えません（記入例「10/1 8:00」「10/1 18:10」）。
- 走行距離計 — 出発時と到着時のメーターをそのまま写し、その差を業務に従事した距離にします（記入例 23,538km − 23,410km ＝ 128km）。
- 主な経過地点 — 着いた順に1行ずつ、地点・着いた時刻・出た時刻・内容（集荷・配達・休憩・待機）を書きます。休憩した場所と時刻もこの表に書きます。記入例では、配達が続く区域を「◯◯町 方面」の1行にまとめ、配達の件数を内容に添えています。
- 荷主の都合で待機した場合 — 集貨・配達の地点、到着の指定時刻、実際に着いた時刻、荷役の開始と終了、出発の時刻を書きます。待った長さは備考に書いておくと、あとで荷主と話すときの材料になります（記入例「待機 8:15〜8:55（40分）」）。
- 荷役作業・附帯業務をした場合 — 地点、開始と終了の時刻、作業の内容と、荷主が確かめたこと（受領印やサイン）を書きます。荷主の確認が得られなかったときは、その旨を書きます（第8号）。
- そのほかの記録 — 業務の交替・事故などの異常・運行指示書による指示は、あったときに書く事項です。何もなかった日も「なし」と書いておくと、なかったのか書き忘れたのかを後から見分けられます。
- 点呼とアルコールチェック — 業務の前と後に、時刻・方法・検知器を使ったか・酒気帯びの有無・測定値を書きます。点呼記録簿に付けているなら、日報の欄は空けておいてかまいません。
あとから書き足すほど、時刻と待機の長さがあいまいになります。着いたらその場で1行、が続けるこつです。
実際に出力した運転日報PDF
アプリで実際に生成したPDFです（架空のデモデータ）。上の表の項目が、そのまま1枚に収まります。
画像をタップするとPDFを原寸でご覧いただけます。ほかのPDF（月次集計・点呼記録簿）も含めた見本は、記入例のページにまとめてあります。
保存期間は記録の種類ごとに違う
同じ「記録」でも、残しておく年数は同じではありません。
| 記録 | 保存期間 |
|---|---|
| 業務記録（運転日報） | 1年 |
| 点呼の記録 | 1年 |
| 事故の記録 | 3年 |
| 貨物軽自動車運転者等台帳 | 運転者でなくなった場合、その後3年 |
点呼は貨物自動車運送事業輸送安全規則 第7条、事故の記録は第9条の2、運転者等台帳は第9条の6が根拠です。一人で営んでいる場合の点呼は自己点呼として記録します。
紙のバインダーで1年分を保管するのは、置き場所より「抜けた日を後から見つけられない」ことが問題になります。端末の中に日付順で残っていれば、抜けはその場で分かります。
Excelの様式でもよいのか
かまいません。書式は自由なので、Excelでも手書きの用紙でも、必要な項目が埋まっていれば業務記録として成立します。
それでも続かない理由は、だいたい次のどれかです。
- その場で書けない — 車内でノートパソコンを開くのは現実的ではなく、帰ってからまとめて書くことになる
- 待機と荷役を書き忘れる — 印象に残りにくく、日をまたぐと思い出せない
- 月末の集計が別作業になる — 走行距離や配送件数を、確定申告のために手で足し直す
運転日報アプリはこの3つを前提に作ってあります。経過地点は着いた時点で1件ずつ足していけばよく、30分以上の待機は時刻から自動で判定します。月次集計は毎日の日報から自動で組み上がります。
運転日報のテンプレート（エクセル・PDF）
紙やエクセルで付けたい方のために、1日1枚の運転日報のひな形を用意しました。国土交通省の業務記録の様式例と、貨物自動車運送事業輸送安全規則 第8条で記録が決まっている事項に沿って欄を並べています。社用車（白ナンバー）向けの1か月の運転日誌も、同じファイルに入れました。会員登録もメールアドレスの入力もいりません。
- 運転日報テンプレート（エクセル・xlsx／運転日報・社用車の運転日誌と、それぞれの記入例のシート）
- 運転日報テンプレート（PDF・A4縦／印刷して手書き）
- 運転日報の記入例（PDF）
- 社用車の運転日誌テンプレート（PDF・A4横・1か月）
ひな形の欄と、第8条で記録が決まっている事項
右の列の号数は、貨物自動車運送事業輸送安全規則 第8条第1項の号です。
| ひな形の欄 | 記録する事項 |
|---|---|
| 運転者の氏名・車両番号 | 運転者の氏名（第1号）、車両の登録番号または車両番号（第2号） |
| 業務の開始・終了、走行距離計、主な経過地点 | 業務の開始と終了の地点と日時、主な経過地点、業務に従事した距離（第3号） |
| 業務の交替 | 交替した地点と日時（第4号） |
| 主な経過地点の「休憩」の行 | 休憩・睡眠をした地点と日時（第5号） |
| 貨物の積載状況 | 車両総重量8t以上・最大積載量5t以上の普通自動車のときの積載状況（第6号） |
| 荷主の都合で待機した場合 | 集貨・配達の地点、到着の指定日時、到着、荷役と附帯業務の開始・終了、出発の日時（第7号） |
| 荷役作業・附帯業務をした場合 | 地点、開始と終了の日時、作業の内容、荷主の確認（第8号） |
| 事故・著しい遅延などの異常 | 概要と原因（第9号） |
| 運行指示書による指示 | 指示があった場合の内容（第10号） |
- 軽貨物では、四輪以上の軽自動車で運ぶ事業者が第8条の対象です。
- 荷主の都合による待機は、国土交通省の様式例では30分以上待機した場合に記録する形です。荷役作業・附帯業務は、荷主との契約書に全部書いてある場合は、1時間以上かかったときだけ記録します（第8号）。
- 点呼の記録は、ひな形の下の欄に書くか、点呼記録簿に付けます（どちらも1年保存・第7条第5項）。
社用車（白ナンバー）の運転日誌として使うとき
安全運転管理者を置く事業所（乗車定員11人以上の車なら1台、それ以外の車なら5台以上を使う事業所）は、運転者名・運転の開始と終了の日時・運転した距離などを記録する日誌を備え付け、運転を終えた運転者に記録させます（道路交通法施行規則 第9条の8・第9条の10 第8号）。運転前と運転後の酒気帯びの確認は、目視等とアルコール検知器で行い、その内容を記録して1年間保存します（同 第9条の10 第6号・第7号）。同じファイルの「運転日誌（社用車）」のシートは、この2つを1か月分まとめて書ける形です。
条文：貨物自動車運送事業輸送安全規則 第8条（業務の記録）・道路交通法施行規則 第9条の10（安全運転管理者の業務）。様式例：国土交通省「貨物軽自動車運送事業における安全対策を強化するための制度改正について」。いずれも2026年10月4日に確かめた内容です。
スマホでの作り方
- 最初に一度だけ登録 — 屋号・ドライバー名・車両（車両名・ナンバー・車種・年式）・既定のアルコール検知器。以降の日報には自動で入ります
- 始業時 — 時刻・メーター・アルコール測定値を入れ、車両点検の5項目（タイヤ・ブレーキ・ライト・ワイパー・積載）をチェック
- 業務中 — 集荷・納品・休憩・待機を、着いたその場で1件ずつ追加。置き配や荷物の損傷は写真も添付できます
- 終業時 — 時刻・メーター・アルコール測定値を入れて、PDF出力
出来上がったPDFは、印刷しても、そのままメールやメッセージで送っても使えます。
月末は集計と点呼記録簿へつながる
毎日の日報がたまると、月単位の書類は自動で作れます。
- 月次集計 — 稼働日・走行距離・配送件数・売上・経費を1枚に集計。事業使用割合を設定しておくと、家事按分の表も付きます
- 点呼記録簿 — 日報に記録したアルコール測定値と点呼の内容から、月単位の記録簿（A4横）を組み立てます
- CSV書き出し — 表計算ソフトで自分の集計をしたいときに（Pro版）
このほか、事故記録簿（事故のない月も「事故なし」と明記して出力）と運転者台帳にも対応しています。
料金
本体は無料で、日報3件までとすべてのPDFテンプレートをお試しいただけます（PDFに「SAMPLE」の透かしが入ります）。
Pro版は¥1,000の買い切りです。日報の作成数が無制限になり、透かしが外れ、CSV書き出しとロゴの埋め込みが使えます。iPhoneとiPadのiCloud同期もPro版の機能です（iOSのみ）。
義務として毎日つけるものなので、使う月と使わない月で費用が変わらないほうが道具として扱いやすい、という考えで買い切りにしています。
よくあるご質問
Q. 日報は毎日つけないといけませんか？ A. 業務を行った日について作成します。運行のなかった日の記録は不要です。
Q. 経過地点はすべて書く必要がありますか？ A. 「主な」経過地点が対象です。ただし30分以上の待機と荷役作業は、区別して残すことが求められています。アプリでは時刻を入れると30分以上の待機が自動で判定されます。
Q. データはどこに保存されますか？ A. 端末の中だけです。当方のサーバーへ日報や写真が送られることはありません。アカウント登録も不要です。
Q. 機種変更のときはどうなりますか？ A. 設定のバックアップから、全データを1ファイルに書き出して新しい端末で読み込めます（無料機能）。iPhoneとiPadで使うなら、Pro版のiCloud同期のほうが手間がかかりません。
Q. Androidでも同じことができますか？ A. 日報の記録・PDF出力・月次集計・点呼記録簿はiPhone/iPad/Androidで同じです。iCloud同期はiOS専用です。
Q. エクセルのテンプレートの利用に条件はありますか？ A. ありません。商用・非商用を問わず、自由に書き換えて使ってください。クレジット表記も不要です。
Q. 社用車（白ナンバー）の運転日報にも使えますか？ A. テンプレートのファイルにある「運転日誌（社用車）」のシートを使ってください。運転者・出発と帰着の時刻・行き先・走った距離と、運転前と運転後の酒気帯びの確認を、1か月分まとめて書けます（道路交通法施行規則 第9条の10）。
ダウンロード
- 運転日報 トップ — 機能の全体像
- 記入例（サンプルPDF） — 4種類のPDFの見本と記入のポイント
- 点呼記録簿のテンプレート — 業務前・業務後の点呼の記録（エクセル・PDF）
- サポート・FAQ — 使い方のご質問はこちらから
最新の法令・様式は、国土交通省の公式情報もあわせてご確認ください。